5 raisons d’installer un coffre-fort numérique pour vos mots de passe

By | juillet 22, 2021
5 raisons d'installer un coffre-fort numérique pour vos mots de passe

L’univers du numérique devient de plus en plus à l’ordre du jour dans ce monde où la virtualisation des données se repend dans tous les domaines de notre vie. L’entreprise quel que soit son secteur d’activité connaît un afflux important de documents à enregistrer, numériser et protéger. Nos ordinateurs ne sont pas à l’abri du piratage, quel que soit le niveau de sécurisation. Les données peuvent être vulnérables. Une seule solution s’offre aux entreprises soucieuses de la sécurité de leurs documents : le coffre fort numérique.

1- Un monde numérique en pleine mutation

Toutes les entreprises, petites ou grandes, mais aussi de nombreux domaines professionnels sont concernés par la gestion de documents et de leur mise à disposition auprès de leurs employés. Depuis quelques années, la dématérialisation des documents est devenue importante et majoritaire. Il était primordial d’assurer la confidentialité, la sécurité et un accès facile à toutes ces données. En 2012, la commission de l’AFNOR de normalisation a publié la norme NF-Z042-020 afin de réglementer cette pratique. Si vous êtes une TPE, une profession libérale, un artisan ou un commerçant, vous êtes concernés par ce nouveau procédé. En effet, la loi impose que vous mettiez à disposition de tous vos salariés leurs bulletins de paie et leur contrat de travail. En utilisant un coffre fort numérique, vous vous préservez de toute destruction, toute perte ou tout détournement d’informations confidentielles.

2- Fonctionnement du coffre-fort

Le coffre fort numérique est un espace de stockage en ligne hautement protégé par mot de passe. Les documents sont cryptés et accessibles seulement aux parties qui détiennent les codes d’accès. Dans le cas d’une entreprise et d’un salarié pour les bulletins de salaire et le contrat de travail, seuls ces derniers ont accès au coffre-fort. Dans tous les cas, seul l’usager a accès à son espace sécurisé et le cas échéant une personne tierce avec qui il désire partager l’accès. Cet outil permet ainsi de mettre à disposition, stocker sur la durée, indexer et archiver tout document nécessitant d’être consulté, garder, imprimer sur un délai très long. Malgré la sécurisation de l’ensemble, la facilité d’utilisation est de mise à toutes les étapes. L’utilisateur scanne ses documents, les met en ligne, procède à la signature électronique. Les données sont cryptées et visibles seulement par la personne qui détient le mot de passe.

3- Le coffre-fort numérique : une sécurisation parfaite

Le coffre-fort n’est pas un simple cloud. Les données sont hébergées dans des datas-centers ultras sécurisés. C’est une technologie permettant de mettre à l’abri des documents sensibles la plupart du temps ou détenant une valeur pour son propriétaire. La procédure de sécurisation se fait en trois étapes : le scellement numérique par signature électronique du déposant au dépôt. Un calcul d’empreinte numérique est ensuite utilisé pour garantir la date de dépôt par horodatage et l’impossibilité de modifier le document après. Le document est ainsi « figé », c’est grâce à ces procédures que les documents ont valeur probatoire en cas de litige. Ils sont protégés dans le temps, pérennité de l’action, et à disposition, n’importe où et à n’importe quel moment. Véritable centre stratégique de gestions de documents sensibles, le coffre fort vérifie régulièrement l’intégrité du document, sa traçabilité, la gestion des actions et bien entendu la gestion des utilisateurs. Les coffres-forts numériques doivent avoir un label ce qui vous garantit qu’ils fonctionnent selon la norme AFNOR NF Z042-020 et qu’il a été auditer par un expert. Tout cela vous assure d’une sécurisation stricte.

4- Travailler en toute sécurité

Grâce à cette nouvelle technologie, tout est simplifié et garanti. En tant que professionnel vous affichez ainsi une volonté de transparence en mettant tous les documents de vos salariés à sa disposition. Les durées d’attente entre une demande et une consultation sont abolies. Les procédures sont instantanées. Accéder à toutes les données est immédiat. Que vous soyez commerçants, artisans ou profession libérale, la protection de tous vos documents, factures, devis, contrats, actes est une garantie et une véritable tranquillité d’esprit. Le dépôt de papiers officiels tels que carte d’identité, passeport, acte d’achat, factures, garantie, engagement est protégé de l’incendie, du vol ou des dégâts des eaux.

5– Le coffre-fort numérique : la solution infaillible

Cette espace numérique vous permet de conserver ainsi de manière durable, confidentielle et sécurisée les documents sensibles et importants de votre entreprise. Le service des ressources humaines par exemple, pourra ainsi fonctionner de manière plus fluide avec facilité pour toutes les tâches qui lui incombent. En cas de contrôle fiscal, vous pourrez produire tous les documents probatoires conservés. Vous serez ainsi protégé de la perte ou de la destruction. La fiabilité des copies est garantie par la signature numérique, l’horodatage et la conservation sans altération ou falsification de sa forme ou de son contenu. La loi permet d’ailleurs de détruire les documents physiques. De l’espace est gagné dans vos bureaux, des économies d’impression et d’affranchissement sont conséquentes puisque vous pouvez transmettre vos documents par voie numérique avec une grande simplicité. Vous donnerez ainsi une image d’efficacité, de modernité et d’éco-responsabilité à tous vos partenaires.

La transformation digitale de ces dernières années impose une gestion rigoureuse de tous les documents ou données que l’on soit une entreprise, un artisan, une profession libérale ou un commerçant. L’utilisation du coffre-fort numérique est une nécessité pour vivre sereinement cette véritable révolution sociétale. Ne vous laissez pas dépasser par ce nouveau mode de fonctionnement. Prenez l’habitude de scanner, protéger, archiver vos documents avec facilité et simplicité et vivez plus sereinement. Le monde change, changez avec lui en utilisant les bons outils.Nous pouvons vous y aider…. Contactez-nous.