L’ERP et la GPAO sont-ils des outils capables de booster l’activité

By | avril 15, 2021
prestations intellectuelles:ERP et GPAO

À l’ère des assistants virtuels à reconnaissance vocale, des voitures autonomes et des smartphones, il est logique que des logiciels soient utilisés pour optimiser la gestion des entreprises.

Qu’il s’agisse de GPAO (système IT de gestion de la production assistée par ordinateur) ou de ERP (Enterprise Resource Planning – système IT de gestion intégré des ressources d’entreprise), ces logiciels sont omniprésents dans le monde des affaires aujourd’hui.

Quelle est l’importance des systèmes ERP dans les processus de gestion de l’entreprise ?

La principale caractéristique de tout système logiciel ERP est sa capacité à offrir à ses utilisateurs un grand degré de rapports synchronisés et d’automatisation. Sa fonction première est l’organisation des données d’une entreprise collectées durant ses activités quotidiennes par les services de comptabilité, les achats et la gestion de projet, en un système unifié.

Il s’agit d’un progiciel qui nécessite en général une formation courte car il emploie un certain nombre de modules étroitement intégrés. Il n’est plus nécessaire de maintenir des bases de données et des feuilles de calcul distinctes pour chaque type de données, puis de fusionner manuellement ces feuilles de calcul pour établir des rapports, ce que les solutions ERP offrent.

Cette intégration étroite de différents modules qui gèrent différents aspects du processus d’entreprise permet à une organisation de collecter, stocker, gérer et interpréter des données provenant de nombreuses activités commerciales.

Sans système ERP, il sera plus difficile de progresser vers les objectifs de croissance puisque la prise de décision aura tendance à se baser principalement sur une approche intuitive plutôt que factuelle.

À l’inverse, un système ERP offre une meilleure vue d’ensemble sur les données afin d’améliorer la productivité, de réduire les coûts et de rationaliser les processus. Les objectifs commerciaux seront ainsi plus facilement atteignables.

Gestion efficace des activités et gain de productivité

Le but premier de la mise en œuvre d’un logiciel ERP est sans doute l’amélioration de l’efficacité de l’entreprise. Les logiciels ERP éliminent les processus répétitifs et réduisent considérablement la nécessité de saisir manuellement les informations. Le logiciel est également capable de rationaliser les processus commerciaux et de rendre plus facile la collecte de données, quel que soit le service concerné.

Les logiciels ERP permettent une économie de temps considérable grâce à l’amélioration de la productivité. En effet, l’automatisation systématique des processus redondants permet de réduire le temps, les efforts et les dépenses en ressources humaines pour effectuer les activités quotidiennes. Les employés peuvent alors consacrer leur temps à d’autres tâches qui ont une incidence directe sur les revenus.

De plus, la plupart des bases de données ERP sont centralisées sur le cloud, ce qui permet le télétravail via internet.

Des données fiables pour une meilleure prévision des besoins de l’entreprise

L’utilisation de logiciels de gestion d’entreprise différents peut conduire à une collecte de données non homogènes. Cela rend le processus d’analyse des données plus difficile et plus long et affecte négativement les prévisions et donc les prises de décision.

Or, un système ERP permet de collecter toutes les informations dans un seul logiciel. Cela signifie que les données sont normalisées et que les outils permettant d’établir des comparaisons et des prévisions d’une année sur l’autre sont intégrés. Celles-ci sont souvent présentées sous la forme d’un tableau de bord facile à lire.

Les logiciels de planification des ressources d’entreprise donnent aux utilisateurs, et surtout aux gestionnaires, les outils et les ressources nécessaires pour établir des prévisions plus précises.

Réduction des coûts et flexibilité

Un logiciel ERP permet de réduire les coûts d’administration et d’exploitation grâce à l’utilisation de données précises en temps réel. Synchronisé avec un GPAO, il permet aux fournisseurs de prestations intellectuelles d’éviter les retards dans la production et de ventiler l’information. Les gestionnaires peuvent ainsi prendre des décisions beaucoup plus rapidement et efficacement.

Les logiciels ERP ne nécessitent pas une longue formation pour être utilisés et sont également robustes et flexibles. Ils peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de chaque entreprise et sont également capables d’évoluer en fonction des besoins sans avoir besoin de changer de logiciel.

Les avantages de la GPAO pour les prestations intellectuelles

Connus pour être utilisés principalement dans l’industrie, les logiciels GPAO sont également utiles pour les entreprises de prestations intellectuelles telles que les cabinets d’ architecture, les bureaux d’ ingenerie, les bureaux etudes et conseils, les entreprises de communication et marketing digital ou encore la recherche et developpement.

Parmi les multiples fonctionnalités d’un logiciel GPAO, la gestion des actifs, le suivi des tâches et des échéances, la gestion des documents, et la facturation sont les plus importantes en ce qui concerne les entreprises de prestations intellectuelles.

Gestion et historique des actifs

La GPAO peut suivre ou enregistrer les données d’un projet, notamment la date de lancement, la durée prévue, les spécificités du projet, les activités de production intellectuelles et leur historique.

Ces données sont stockées dans le profil de chaque projet, ce qui permet un accès facile plutôt qu’une recherche dans des dossiers papier.

Suivi des tâches

L’équipe chargée de la production peut utiliser le logiciel GPAO pour planifier les différents travaux et les attribuer. En organisant les tâches et les échéances de manière chronologique, chacun sait ce qui doit être accompli et qui en est responsable.

Lorsqu’une tâche est complétée, la personne responsable peut confirmer qu’elle a terminé sa mission et le responsable de l’équipe est automatiquement alerté. L’accès basé sur les rôles permet au chef de projet de responsabiliser chaque membre de l’équipe de production, garantissant ainsi une supervision adéquate.

Gestion des documents

Le logiciel GPAO peut également aider à organiser à mettre à jour les documents. Les utilisateurs ont accès aux documents qui concernent les tâches qui leur ont été assignées ainsi que leur historique.

Ainsi, les équipes des cabinets d’ architecture, des bureaux d’ ingenerie ou des bureaux etudes et conseils peuvent utiliser la GPAO pour l’organiser et l’accès aux plans techniques, aux nomenclatures, aux régulations ou encore aux échanges avec les clients durant l’exécution des projets.

De même, la GPAO peut s’avérer essentielle pour les entreprises de communication et marketing digital. En effet, pour conduire à bien les projets qui leur sont confiés, ces entreprises doivent intégrer plusieurs variables telles que les besoins du client, les variables inhérentes au marché ciblé et la chronologie du projet. Pour se faire, l’équipe chargée du projet devra exploiter des données provenant de sources multiples afin de produire les textes et les visuels de communication.

Enfin, dans le domaine de la recherche et developpement, un logiciel GPAO est un atout précieux pour exploiter les données acquises, distribuer les tâches et définir les étapes et objectifs du projet.

Gestion de la facturation

À la différence des entreprises de production industrielles qui se basent principalement sur le coût des matières premières et de la main-d’œuvre pour la facturation de leurs produits, les entreprises spécialisées dans les prestations intellectuelles basent leur facturation presque exclusivement sur le temps passé par leurs ressources humaines qualifiées.

C’est pourquoi un logiciel GPAO est important pour gérer la facturation en fonction du temps requis pour chaque tâche durant les phases de lancement, de planification et d’exécution des projets. L’intégration du logiciel GPAO au logiciel ERP de l’entreprise permettra une synchronisation de la gestion et de la production dans son ensemble.

Le choix d’un logiciel GPAO avec une possibilité d’intégration à un logiciel ERP est une décision vitale pour l’entreprise de prestations intellectuelles. Le bon déploiement de ces systèmes sera un atout clé pour sa croissance.

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